Guía de Uso para CPIMS+

Julio 2021

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Introducción

El propósito de esta guía de uso es describir todas las características y funcionalidades disponibles en Primero. Los formularios desarrollados en Primero están configurados para los formularios internos de país que se usan actualmente, y en línea con los procedimientos operativos estándar actualmente implementados.

Inicio de Sesión

Al iniciar sesión en Primero, usted verá los campos Nombre de Usuario [User name] y Contraseña [Password]. Dé un click en el campo del Nombre de Usuario y escriba su nombre de usuaria(o) único proporcionado por su Administrador(a) del Sistema. Luego, ingrese su contraseña en el campo siguiente y dé un clic en INICIO DE SESIÓN [LOG IN]. Si ha olvidado su contraseña debe contactar a la/el administrador(a) del sistema, quien le dará una contraseña temporal.

Dependiendo de su organización, usted puede ingresar a Primero con la cuenta de correo electrónico o nombre de usuaria(o) que usted usa en su organización. Si su organización tiene esta función habilitada, usted deberá recibir una confirmación de correo electrónico como la ilustrada en la imagen siguiente.

Si usted no tiene una cuenta organizacional vinculada, dé un clic en Ingrese con el nombre de usuario en Primero [Log In with Primero Username] para proceder como se menciona anteriormente.

Nótese que el acceso a las características y funcionalidades varía dependiendo del tipo de usuraria(o) que usted es: Trabajador(a) de Caso, o gerente de FTR [siglas en inglés para Rastreo y Reunificación Familiar].

Los diferentes tipos de usuaria(o)s y sus accesos varían dependiendo de la implementación. Generalmente, estos roles son los definidos a continuación:

• Trabajador(a) de Caso: Crear y editar sólo mis propios casos.
• Gerente del Caso: Ver sólo los casos que están siendo manejados por la(o)s trabajadora(e)s de casos que están bajo su supervisión.

Navegando en Primero

Menú de Navegación

El Menú de Navegación aparece al margen izquierdo de su pantalla, en donde usted puede navegar rápidamente por las opciones que están disponibles para usted en Primero. El tipo de información que aparece aquí dependerá del tipo de trabajo que usted haga para su organización. Por ejemplo, trabajadora(e)s sociales, gerentes, y administradora(e)s de agencia verán, cada una(o), los casos que están adaptados a su nivel de acceso -como se mencionó en la sección anterior.

Usted puede acceder a este menú desde cualquier página de la App.

En dispositivos más pequeños, como tablets o teléfonos, deberá dar un clic o tocar sobre el botón de menú para que le muestre el Menú de Navegación. El botón de menú aparecerá en la esquina superior izquierda de su pantalla.

 

El Tablero

El Tablero ("Inicio") es en donde rápidamente encontrará información sobre los registros que usted maneja en Primero. El tipo de información que aparece aquí dependerá del tipo de trabajo que usted desempeñe para la organización. Por ejemplo, trabajadora(e)s sociales, gerentes, y administradora(e)s de agencias verán tableros adaptados a las necesidades de su trabajo diario.

Unas notas sobre los tableros:

• Siempre puede regresar al tablero dando un clic en el vínculo INICIO [Home] en el Menú de Navegación.
• Al dar un clic en cualquiera de los números de las secciones del tablero a continuación, le llevará al listado de registros que ese número representa.
• En general, los números en el tablero representan los registros a los que usted tiene acceso. Por ejemplo:

• Si usted es trabajador(a) de casos, tendrá acceso sólo a sus propios casos, los números en el tablero reflejarán sólo aquellos casos que usted maneja directamente, o que le han sido referidos.
• Si usted es Gerente de Casos y tiene acceso a todos los casos manejados por la(o)s usuaria(o)s en su equipo (grupos de usuaria(o)s), los números en su tablero reflejarán estos casos.
• Los tableros de Administrador(a) generalmente reflejan todos los registros en el sistema.

• Los números en el tablero también tienden a representar sólo registros abiertos. A menos que el tablero mencione explícitamente que se trata de registros cerrados, asuma que está representando sólo los abiertos.
• Los números en el tablero también excluyen registros deshabilitados^[1].

Tableros de Trabajador(a) de Casos

La siguiente imagen muestra un ejemplo del tablero que usted puede ver al iniciar sesión por primera vez en Primero si fuera trabajador(a) de casos.

• Casos por Nivel de Evaluación [Cases by Assessment Level] - Esta sección le dice cuántos de sus casos están en cada “Nivel de Riesgo”.
• Mis Casos [My Cases] - Esto incluye dos indicadores:

• Total - El número total de casos que usted maneja.
• Nuevos o Actualizados [New and Updated] - Un caso se incluye en este número si: 1.) el/la supervisor(a) se lo ha asignado a usted; o si 2.) otra(o) usuaria(o) en el sistema agregó información al caso desde la última vez que usted lo vio.
• Compartidos Conmigo [Shared with Me] - Muestra el número de casos que le han sido referidos o transferidos. En una sección posterior revisaremos la referencia y transferencia de casos.

• Compartidos con Otra(o)s [Shared with Others] - Muestra cuántos de sus casos han sido referidos o transferidos a alguien más en el sistema. En una sección posterior revisaremos la referencia y transferencia de casos.
• Aprobaciones [Approvals] - Le dice cuántas de sus solicitudes de aprobación están pendientes, aprobadas, o rechazadas por la/el gerente del caso. Cada tipo de aprobación aparece con su propia columna.
• Flujo de Trabajo - Casos Individuales [Workflow - Individual Cases] - Le dice cuántos de sus casos están en cada etapa del flujo de trabajo del manejo de casos: Nuevo, Evaluación, Plan de Caso, Prestación de Servicios, Servicio Implementado, y Cerrado. Lea más sobre las etapas del flujo de trabajo en la sección siguiente sobre Barra de Estatus del Flujo de Trabajo [Workflow Status Bar].

Tablero de Gerente de Caso

A continuación, algunos ejemplos de secciones que pueden aparecer en su tablero si usted es gerente.

• Casos por Nivel de Evaluación [Cases by Assessment Level] - Ver descripción anterior.
• Casos de Mi Grupo [My Group's Cases] - Muestra el número total de casos abiertos y cerrados manejados por toda(o)s la(o)s trabajadora(e)s en su equipo.
• Compartidos Conmigo [Shared with Me] - Vea descripción anterior. Nótese que, debido a que la/el usuaria(o) en el ejemplo no está habilitada(o) para recibir casos referidos, sólo verá la información acerca del número de casos que otra(o)s usuaria(o)s le han transferido, y que aún no han sido aceptados. Discutiremos sobre casos referidos y transferidos en una sección posterior.
• Compartidos con Otros [Shared with Others] - Vea descripción anterior.

• Compartidos desde Mi Equipo [Shared from My Team] - Similar a la sección Compartidos con Otra(o)s [Shared with Others], excepto por que muestra cuántos de los casos manejados por cada una(o) de la(o)s trabajadora(e) de casos en su equipo han sido transferidos o referidos a otra(o)s usuaria(o)s.
• Compartidos con mi Equipo [Shared with My Team] - Similar a la sección Compartidos Conmigo [Shared with Me], excepto que muestra cuántos de los casos de otros usuarios han sido referidos o transferidos a la(o)s trabajadora(e)s de casos en su equipo.

• Tareas Vencidas [Overdue Tasks] - Esta sección muestra cuántos de los casos de su equipo tienen tareas cuya fecha de vencimiento ya pasó. Esto está desglosado por trabajador(a) de casos y según los cuatro tipos de tareas: Evaluación, Plan de Caso, Servicio, y Seguimiento.

• Flujo de Trabajo - Casos del Equipo [Workflow - Team Cases] - Para cada trabajador(a) de casos en su equipo, esta sección muestra cuántos casos están en cada etapa del flujo de trabajo del manejo de casos.

Tableros de Administrador(a) de Protección de la Infancia (CP)

La siguiente imagen ejemplifica las secciones que usted podrá ver en su tablero si es administrador(a).

• Casos por Localidad [Cases by Location] - Esta tabla muestra el número de casos registrados en cada localidad, también muestra:

• Casos Abiertos [Open Cases] - Número total de casos abiertos registrados en esta localidad.
• Nuevos (Semana Anterior) [New (Last Week)] - Casos registrados en esta localidad hace 7-14 días.
• Nuevos (Semana Anterior) [New (Last Week)] - Casos registrados en esta localidad hace 0-7 días.
• Cerrados (Semana Anterior) [Closed (Last Week)] - Casos registrados en esa localidad y que fueron cerrados hace 7-14 días.
• Cerrados (Esta Semana) [Closed (This Week)] - Casos registrados en esta localidad y que fueron cerrados hace 0-7 días.

• Casos por Motivo^[a] de Protección [Cases by Protection Concern] - Muestra el número de casos por cada motivo de protección desglosado a su vez en:

• Todos los Casos [All Cases] - Incluye casos tanto abiertos como cerrados.
• Casos Abiertos [Open Cases] - Incluye sólo casos que aún estén abiertos.
• Nuevos (Esta Semana) [New (This Week)] - Casos abiertos registrados hace 0-7 días.
• Cerrados (Esta Semana) [Closed (This Week)] - Casos cerrados hace 0-7 días.

Listado de Tareas

Como Trabajador(a) de Casos, si da un clic al vínculo Tareas [Tasks] en el Menú de Navegación, llegará a la página Tareas [Tasks].

Aquí verá las Tareas incompletas actuales para todos los casos que usted maneja. Primero genera automáticamente cuatro tipos de acciones: evaluaciones, planes de casos, servicios, y seguimientos. Para cada Tarea, el listado muestra:

• ID del Caso [Case ID]
• Nombre del Caso [Name of the Case]
• Nivel de Prioridad [Priority Level] (también llamado Nivel de Riesgo [Risk Level])
• Tipo de Acción [Type of Action]
• Fecha de Vencimiento [Due Date]
• Estatus [Status] (puede ser Vencido [Overdue] o Por Vencer [Almost due])

Primero genera Tareas automáticamente basadas en la información que usted completó en los formularios de Caso. Cada tipo de acción de una Tarea tiene un campo de fecha en los formularios de Caso que actúa como su fecha de vencimiento. Tan pronto un(a) usuario(a) ingresa un valor de fecha en uno de eso campos, Primero genera una Tarea con esa fecha de vencimiento. Para descubrir qué campo establece la fecha de vencimiento para una tarea, deslícese sobre la fecha de vencimiento de cualquier Tarea que encuentre en la página Tareas.

Cada tipo de acción de una Tarea también tiene un campo de fecha en los formularios de Caso que marca la Tarea como Completa [Complete]. Una vez que la/el usuaria(o) ingresa un valor de fecha en este campo, la Tarea es marcada como Completa y desparece del listado de Tareas.

Para completar una Tarea, dé un clic en esa Tarea en el listado. Usted llegará al Caso de esa Tarea, en el formulario que corresponde a esa Tarea y contiene su campo “Completa”. (Nota: Usualmente el campo Completa, de una tarea, tendrá texto de ayuda, el cual funciona como un texto de asistencia bajo el campo para que usted sepa que se usa para completar la Tarea). Por ejemplo, si doy un clic en una Tarea de un Plan de Caso, llegaré al formulario del Plan de Caso para ese Caso. Este formulario contiene el campo Plan de Caso Iniciado [Case Plan Initiated]. Si lleno este campo, la Tarea estará completada y desaparecerá del listado de tareas.

A continuación, un listado de campos utilizados para cada tipo de acción de una Tarea en la configuración Primero.

• Evaluación

• Fecha de Vencimiento: Fecha de Vencimiento de Evaluación [Date Assessment Due] en el formulario Detalles de la/el Niña(o) [Child’s Details]

• Completar: Fecha de Inicio de Evaluación [Date Assessment started] en el formulario Estatus de la Evaluación [Assessment Status]. 

• Plan de Caso

• Fecha de Vencimiento: Fecha de Vencimiento del Plan de Caso [Date Case Plan Due] en el formulario de Estatus de la Evaluación [Assessment Status].

• Completar: Fecha de Inicio del Plan de Caso [Date Case Plan Initiated] en el formulario Plan de Caso [Case Plan]. 

• Servicio:

• Fecha de Vencimiento: Plazo de Implementación [Implementation Timeframe] en el subformulario Servicios [Services].

• NOTA: Cada entrada en el subformulario de Servicios generará su propia Tarea.
• NOTA: El Plazo de Implementación [Implementation Timeframe] es un desplegado, no un campo de fecha. En algunas configuraciones, el campo para Fecha de Cita [Appointment Date] es más bien un campo utilizado para fijar la fecha de vencimiento de la Tarea.

• Completar: Servicio Implementado En [Service Implemented On].

• Seguimiento:

• Fecha de Vencimiento: Requiere Seguimiento antes de [Follow up needed by] en el subformulario de Seguimiento.

• NOTA: Cada entrada en el subformulario de Seguimiento generará su propia Tarea.

• Completar^[b]: Fecha de Seguimiento [Follow Up Date] en el subformulario de Seguimiento.

Listados de Registros

Existen tres tipos de registros en Primero: Casos, Incidentes, y Solicitudes de Localización [Cases, Incidents, Tracing Requests]. En el Menú de Navegación, debajo del vínculo para Tareas, están los vínculos a las páginas de Listados para cada tipo de registro. Estas son el Listado de Casos, Listado de Incidentes, y el Listado de Solicitudes de Localización [Case List, Incident List, Tracing Request List]. Dependiendo del trabajo que usted desempeña para la organización, probablemente sólo tenga acceso a una o dos de esas páginas. Por ejemplo, en la mayoría de contextos de Protección de la Infancia la(o)s trabajadora(e)s de casos sólo tratan con Casos, por lo que sólo tienen acceso al Listado de Casos. Debido a eso, usualmente usamos el Listado de Casos como un ejemplo al discutir la funcionalidad del listado de registros.

Para más información sobre cómo funcionan los listados de registro, por favor vea la sección Navegación en los Listados de Registros.

Apoyo

En el Menú de Navegación, bajo el vínculo Exportaciones [Exports], debiera ver el vínculo Apoyo [Support]. Al dar clic en él, le llevará a la página con información de contacto de su administrador(a) del sistema, así como a foros y documentación de apoyo.

Mi Cuenta y Cambio de Contraseña

En el Menú de Navegación, debajo del vínculo Apoyo [Support] verá un vínculo con su nombre de usuaria(o). Dé un clic en él para ir a la página Mi Cuenta [My Account].

Aquí, usted puede ver los detalles de su cuenta de usuaria(o). Dé un clic en el botón Editar [Edit] en la esquina superior derecha de la página para actualizar cualquiera de estos detalles o cambiar su contraseña.

Aquí, usted podrá actualizar lo siguiente:

• Nombre Completo [Full Name]: El nombre que gerentes y administradora(e)s verán cuando estén viendo su cuenta.
• Código de Usuaria(o) [User Code]: Los códigos de usuaria(o) se usan en el ID de CPIMS+ generado por el sistema y sólo aparece si su CPIMS+ ya sido personalizado para mostrar su código de usuaria(o) en los registros que usted ha creado.
• Contraseña [Password]: Debe tener, al menos, ocho caracteres y contener tanto letras como números.

• Para actualizar su contraseña, por favor dé un clic en el vínculo Cambiar Contraseña [Change Password]. De lo contrario, su contraseña quedará igual.
• Si olvida su contraseña, contacte a la/el administrador(a) del sistema para que le brinde una contraseña temporal.

• Idioma [Language]: Este es el idioma predeterminado en el que verá la aplicación.
• Teléfono [Phone]: Permite a otra(o)s usuaria(o)s, como gerentes y administradora(e)s, ver su perfil para contactarle.
• Correo Electrónico [Email]: Se usará para todas las notificaciones por correo electrónico, para poder aceptar o rechazar transferencias. Es necesario que toda(o)s la(o)s usuaria(o)s tengan una dirección de correo electrónico funcional para garantizar que puedan recibir notificaciones de correo electrónico enviadas por Primero y que las notificaciones por correo electrónico estén habilitadas.
• Servicios [Servicios]: Cualquier servicio que estará prestando a través de Primero. Eso determinará si y cuándo aparecerá usted como receptor(a) potencial de registros de casos referidos.
• Puesto [Position]: El título oficial de su puesto dentro de su organización.
• Localidad Actual [Current Location]: La localidad en donde siempre, o la mayor parte del tiempo, se encuentra usted. Esto determinará si y cuándo aparecerá usted como receptor(a) potencial para registros de casos referidos y transferidos.
• Recibir notificaciones de correo electrónico: Esto debe estar habilitado para garantizar que la(o)s trabajadora(e)s de casos estén habilitados para recibir notificaciones de correo electrónico, incluyendo las siguientes:

• Casos asignados, transferidos, o referidos.
• Solicitudes de otra(o)s usuaria(o)s para que usted les transfiera uno de sus casos a ella(o)s.
• Aprobaciones de la/el gerente y solicitudes de aprobación por parte de la/el gerente.

Dé un clic al botón GUARDAR [SAVE] cuando haya terminado de hacer los cambios.

Modo Fuera de Línea

Modo en Línea:

Cuando usted tiene conexión a internet verá el símbolo para el Modo En Línea [Online] al inicio del Menú de Navegación. Esto significa que Primero tiene funcionalidad completa.

Modo Fuera de Línea

Si usted pierde conexión a internet, o escoge trabajar fuera de línea, usted estará en Modo Fuera de Línea [Offline], como se indica en la siguientes imágenes.

Cuando esté en Modo Fuera de Línea, tendrá una funcionalidad limitada.

1. Usted podrá crear y guardar casos nuevos, pero sus cambios no se someterán hasta que vuelva a estar en línea.
   
2. Usted sólo podrá acceder a, y editar, los registros a los cuales accedió previamente, durante esa sesión. (La sesión de usuario(a) inicia cuando usted ingresa a Primero o accede a una computadora o red en particular. Finaliza cuando usted cierra sesión en Primero, o apaga la computadora).

Por ejemplo, en la imagen anterior, lo casos en los que usted estaba trabajando antes de perder conectividad (ej. Maxwell, Robin, y Angelica) aún están accesibles desde el Listado de Casos. Todos los otros casos estarán difuminados e inaccesibles hasta que usted regrese a Modo en línea.

Esto significa que si usted planea estar en Modo Fuera de Línea, debe abrir todos los Casos que usted desee editar o consultar mientras aún esté en línea. No tiene que editar el caso en sí, con sólo abrirlo será suficiente.

3. Sólo algunas acciones estarán disponibles en el Modo Fuera de Línea (tales como solicitar aprobación). Nótese que estas acciones sólo serán sometidas al sistema una vez que usted regrese a Modo en línea.
4. Algunas páginas, tales como Tareas y Exportaciones, no están disponibles en Modo Fuera de Línea.

IMPORTANTE: Nótese que si usted termina sesión mientras aún está en Modo Fuera de Línea, no podrá ingresar de nuevo hasta que vuelva a estar en línea. Adicionalmente, si usted termina sesión, todos los cambios que haya hecho fuera de línea se perderán. Lamentablemente, en Primero v2 no hay una solución técnica sencilla para poder iniciar sesión mientras se está totalmente fuera de línea. Las Aplicaciones Web Progresivas (PWAs) son una tecnología relativamente nueva. Para poder iniciar sesión estando fuera de línea, necesitaríamos almacenar credenciales de usuaria(o) en su navegador, lo cual no es seguro y representa riesgos de seguridad.

NOTA: Si usted está utilizando un VPN, o su organización ha provisto su dispositivo con configuraciones avanzadas de seguridad, probablemente no pueda usar el Modo Fuera de Línea. Antes de intentar usar Primero en un ambiente con baja conectividad, trate de usar Primero en su hogar u oficina, y cambie su dispositivo a “Modo Avión”, lo que corta la conexión a internet de su dispositivo. Si no ve que aparezca la notificación “Fuera de Línea” en Primero, entonces el modo Fuera de Línea no funciona en su dispositivo. Esto significa que la información que usted ingrese mientras esté fuera de línea no se guardará. Si no puede usar el Modo Fuera de Línea, por favor contacte al de equipo de ICT de su organización y pregunte cómo actualizar la configuración de su dispositivo.

Navegación en los Listados de Registros

Búsqueda de Registros

En todas las páginas de los listados de registros encontrará una barra de búsqueda en la esquina superior derecha de la página. Cuando usted hace una búsqueda, Primero compara su requerimiento contra los siguientes campos para cada tipo de registro:

• Casos [Cases]: ID Largo, ID del Caso, Sobrenombre, Otro Nombre, Número de ID Nacional, y Número de ID de Otro Documento [Long ID, Case ID, Name, Nickname, Other Name, National ID Number, y Number of Other ID Document].
• Incidentes [Incidentes]: ID Largo, Código del Incidente, Cuenta del Incidente, Código de Sobreviviente, ID de Incidente de IR [Long ID, Incident Code, Account of Incident, Survivor Code, and Incident ID IR^[c]]
• Solicitudes de Localización [Tracing Requests]: ID Largo, ID de Investigador(a), Nombre de Investigador(a), y Sobrenombre de Investigador(a) [Long ID, Inquirer ID, Name of inquirer, and Nickname of inquirer].

Nota: Usted puede buscar y filtrar los listados de registros al mismo tiempo (Ej. Buscar Casos con el nombre "Smith" mientras filtra sólo Casos Masculinos con un Nivel de Riesgo “Alto”).

Búsqueda de Casos Manejados por Otra(o)s Usuaria(o)s

Alguna(o)s usuaria(o)s están habilitada(o)s para buscar y ver información limitada sobre los registros manejados por otra(o)s usuaria(o)s. Cuando la(o)s usuaria(o)s que están habilitada(o)s para esto llevan a cabo una búsqueda y llegan a la página de Resultados de Búsqueda, podrán ver los Casos para los cuales tienen acceso completo (ej. los casos que ella(o)s manejan) así como los Casos a los cuales no tienen acceso completo (ej. casos manejados por otra(o) usuaria(o) en otra organización o distrito).

Cuando la/el usuaria(o) da un clic sobre un Caso en la página de Resultados de Búsqueda...

• Si tiene acceso completo, llegarán a la página de Ver Caso [View Case].
• Si tiene no tiene acceso completo, aparece la ventana modal Ver Detalles [View Details].

La Modal Ver Detalles

La modal Ver Detalles [View Details] muestra un pequeño conjunto de campos acerca de un Caso. Esto le permite ver información limitada sobre un Caso manejado por otra(o) usuaria(o), sin poner en peligro la confidencialidad de los datos del Caso.

Usted puede ver un botón etiquetado Solicitar Transferencia [Request Transfer] hasta el final de esta modal. Para más información sobre esta acción, por favor vea la sección Solicitud de Transferencia de Caso.

NOTA: Dependiendo de la configuración del sistema, usted también puede ver la foto del Caso en esta modal.

Para más información sobre la configuración de la modal Ver Detalles [View Details] y qué información aparece ahí, por favor vea la Guía de Administración y Configuración de Primero [Primero Configuration and Administration Guide].

Uso de Filtros

A la derecha de todos los Listados de Registros, usted verá el Panel de Filtros [Filters].  Usar filtros es una forma eficiente de encontrar el registro o registros que necesitan su atención inmediata. Le permite buscar un caso con una característica en particular -ej. todos los casos de mujeres (en cuyo caso, usted filtra por “Sexo”). O casos de cierto grupo etario. En Primero, los filtros permiten a sus usuaria(o)s buscar casos por nivel de riesgo, estatus, etc.

NOTA: Por defecto, las páginas de los listados de registros sólo mostrarán registros que estén abiertos y habilitados. Usted puede escoger mostrar registros cerrados o deshabilitados usando los filtros Estatus [Status] y Habilitados / Deshabilitados^[2] [Enabled / Disabled].

Los filtros usados con más frecuencia siempre estarán visibles al inicio del Panel de Filtros. Para ver filtros más específicos, dé un clic en el botón Más [More]; y para volver a ocultarlos, dé un click en Menos [Menos].

Una vez que usted haya creado uno o más filtros, dé un clic en el botón Aplicar [Apply] al inicio del panel de filtros para actualizar su listado de resultados. Para limpiar los filtros que haya seleccionado de un clic en el botón Limpiar [Clear].

También puede guardar un conjunto de filtros para su uso posterior dando un clic en el botón Guardar [Save] al inicio del panel de Filtros. Esto abre la modal ilustrada a continuación.

Ingrese un nombre para su nueva búsqueda guardada y dé un clic en Guardar [Save]. Una vez la búsqueda haya sido guardada, dé un clic en la pestaña Búsquedas Guardadas [Saved Searches] al inicio del panel de filtros.

Aquí, usted puede encontrar la búsqueda que guardó antes. Dé un click en la búsqueda guardada para aplicar los filtros que se guardaron. Para borrar una búsqueda guardada, puede dar un clic en el botón con el bote de basura junto a ella.

Ver y Editar un Registro

En el Listado de Casos, usted puede dar un clic en cualquier Caso para ver más detalles. Usted llegará a la página para Ver Caso [View Case]. En esta página, usted sólo puede ver información sobre el caso, no puede editarlo. Para poder editar información sobre el caso, dé un clic en el botón Editar con el ícono de un lápiz en la esquina superior derecha de la página.

Ahora podrá actualizar información sobre el caso. Una vez que haya hecho cambios, dé un clic en el botón GUARDAR [SAVE] en el encabezado. NOTA: Si no da clic en el botón Guardar, perderá sus cambios.

Podrá encontrar más detalles sobre este tema en la sección Crear, Ver, o Editar un Caso. Nótese que dependiendo de sus permisos, por ejemplo, si usted es trabajador(a) de casos sólo puede editar sus propios casos, pero si es gerente o administrador(a) puede ver registros, no editarlos.

Barra de Estatus de Flujo de Trabajo

En las páginas para ver y editar un Caso, la/el usuaria(o) verá la Barra de Estatus del Flujo de Trabajo. Esta le dice a la/el usuaria(o) qué estatus del flujo de trabajo ha alcanzado el manejo del caso.

La configuración de Primero tiene el siguiente flujo de trabajo que está en línea con los formularios del Equipo de Trabajo Interinstitucional de Gestión de Casos [Inter-agency Case Managment Task]: 

• Nuevo [New] - Cuando un caso se abre por primera vez, antes de agregar algún servicio, la barra de estatus resaltará el estatus Nuevo [New].
• Evaluación [Assessment] - Este estatus se fija cuando el/la trabajador(a) del caso ingresa la fecha en el campo Evaluación requerida en [Assessment requested on] en el formulario de Estatus de la Evaluación.
• Plan de Caso [Case Plan] - Este estatus se fija cuando la/el usuaria(o) registra un valor en el campo Fecha en que Inició el Plan de Caso [Date Case Plan Initiated] en el formulario del Plan de Caso.
• Prestación del Servicio [Service Provision] - Si la/el usuaria(o) agrega una entrada al subformulario Servicios, se establecerá este estatus.
• Servicio Implementado [Service Implemented] – Este estatus se aplica cuando todos los servicios están marcados como completados.
• Cerrado [Closed] - Este estatus se aplica cuando la/el usuaria(o) hace la acción de “Cerrar” un Caso.
• Reabierto [Reopened] - Este estatus se aplica cuando la/el usuaria(o) hace la acción de “Reabrir” un Caso. Al hacerlo, el estatus Reabierto aparece en donde normalmente aparece el estatus Nuevo dentro de la Barra de Estatus del Flujo de Trabajo. Esto indica que el flujo de trabajo del manejo del caso ha comenzado, nuevamente, desde el principio.

Navegar en los Formularios de Casos

Cuando usted está viendo, creando, o editando un registro en Primero, puede moverse entre los Formularios usando el Menú de Navegación de Formularios [Form Navigation Menu], que aparece sobre el margen izquierdo de la pantalla. En Primero, los Formularios han sido adaptados a partir de los Formularios del Equipo de Trabajo Interinstitucional de Gestión de Casos [Global Inter-Agency Case Management Task Force Forms]:

Usted notará que algunos Formularios aparecen debajo de un encabezado desplegable. Esto es llamado un Grupo de Formularios [Form Group]. En la imagen anterior, Identificación / Registro [Identification / Registration] es un Grupo de Formularios que contiene varios Formularios, incluyendo Detalles de la Persona [Individual’s Details]. Cuando usted da un clic en un Grupo de Formularios, este se abre, y usted llega al primer formulario en el grupo. Dé un clic en cualquier Formulario del grupo para poder verlo. Para contraer el Grupo de Formularios dé nuevamente un clic en él.

Crear, Ver, o Editar un Caso

Crear un Caso

Para crear un caso desde Listado de Casos, dé un click en el botón Nuevo [New]. Usted verá una modal como la ilustrada a continuación.

• En primer lugar, corra una búsqueda para revisar si ya existe un registro para la persona que usted está registrando.

• Puede escribir el nombre de la persona o su ID en la barra de búsqueda y luego dé un clic en el botón BÚSQUEDA [SEARCH] a la derecha de la modal.
• Si hay concordancia en el sistema, este le llevará a la página de resultados de búsqueda, la cual incluye los Casos manejados por otra(o)s usuaria(o)s. (Para más información sobre cómo buscar, lea la sección Búsqueda de Registros).
• Usted puede solicitar una transferencia del caso si encuentra una concordancia en el sistema. Refiérase a la sección Transferencias para saber cómo proceder.
• Si no hay concordancia, o si usted no busca un caso ya existente, puede Pasar y Crear un Caso Nuevo [Skip and Create a New Case] dando clic en ese botón a la izquierda de la modal.

Esto le llevará a revisar una serie de opciones concernientes al consentimiento de la persona y bases legales.

Las selecciones hechas acerca del consentimiento y bases legales aparecerán en el formulario “Consentimiento y Acuerdo^[d]” [Consent & Assent].

Una vez que haya llegado a la página Caso Nuevo, puede navegar por los diferentes formularios como se describe en la sección “Navegar en los Formularios de Casos”.

Editar un Caso

Para editar un caso, ingrese al registro del caso y dé un clic en el botón EDITAR [EDIT]. La página le permitirá editar la información en los formularios.

Existen diferentes tipos de campos que usted puede editar de diferentes formas.

• Campo de Texto - Escriba normalmente, usando su teclado.

• Área de Texto - Similar al Campo de Texto pero los campos se expanden a medida que usted escribe, permitiéndole ingresar más información.

• Campo de Fecha - Abre un widget de calendario en donde puede seleccionar directamente el día, mes, y año correctos.

• Para ir a otro mes en el calendario, dé un clic en las flechas laterales para navegar hacia adelante o hacia atrás.
• Para seleccionar otro año, dé un clic en el año en el margen superior izquierdo del widget y seleccione el año del menú desplegado.
• Al dar un clic en OK usted establece su selección; y Limpiar [Clear] le regresa a la fecha de hoy; al Cancelar [Cancel] no se hace cambio alguno.

• Campo de Fecha - Hora - Similar al campo Campo de Fecha, excepto que usted puede especificar la fecha así como la hora.

• Casilla para Marcar - Seleccione la casilla de marcar si la declaración en la etiqueta es verdadera.

• Selección desde el Desplegado - Seleccione una opción del menú desplegado. También puede tratar de escribir una palabra dentro del campo seleccionado para desplazarse por el menú y encontrar más rápido la opción deseada.

• Desplegado de Selección Múltiple - Similar a Selección desde el Desplegado, pero puede seleccionar más de una opción desde el menú desplegado.

• Botón de Radio - Similar a la Casilla de Marcar, dé un clic sobre la respuesta correcta.

• Campo Numérico - Escriba un número en el campo. Los signos no numéricos marcarán error.

Se le solicitará que complete algunos campos. Los campos requeridos pueden identificarse por la estrella a la par del nombre del campo. Usted recibirá un error si trata de guardar el Caso antes de llenar esos campos. Aparecerán mensajes de error en rojo en los formularios correspondientes del Menú de Navegación de Formularios que le ayudarán a identificar los campos requeridos.

Si usted ingresa incorrectamente un campo, el sistema emitirá una serie de mensajes de error y alertas similares cuando trate de guardar el caso. En el ejemplo a continuación, la edad negativa y una “Fecha de Nacimiento” a futuro causan errores hasta que esos campos se corrijan.

Algunos campos pueden tener texto de ayuda, que es el texto de asistencia difuminado debajo del campo que le ayudará a determinar para qué se usa el campo.

Algunos campos tendrán un texto guía, que es un resumen más detallado del campo

Para más información sobre cómo determinar que campos son requeridos y otras limitantes en los datos, por favor vea la Guía de Administración y Configuración de Primero.

Navegado en los Subformularios

Algunos Formularios contienen información que se ingresa varias veces. Por ejemplo, un(a) trabajador(a) de casos completa Nombre, Edad, Fecha de Nacimiento para varios miembros del mismo Caso. En situaciones como esta, Primero organiza la información en Subformularios.

Agregando Subformularios

Cuando usted da un clic en un Formulario que contiene un Subformulario, usted verá el botón AGREGAR [ADD]. Dé un clic a este para agregar una Entrada de Subformulario.

Aparecerá una modal. Aquí usted completará información sobre la entrada que usted desea agregar. Por ejemplo en el subformulario “Detalles de la Familia”, usted puede agregar información sobre la/el hermana(o) del Caso.

Cuando haya terminado de completar la información, dé un clic en el botón AGREGAR [ADD] en la esquina inferior de la modal del subformulario. Nótese que si en lugar de eso usted da clic en CANCELAR [CANCEL], perderá todos sus cambios.

Actualización de Subformularios

Si se agregan varios subformularios de esta forma, aparecerán en una lista desplegada. Cada uno puede reabrirse dando clic en las flechas a la derecha. Una vez haya terminado de editar, dé un clic en ACTUALIZAR [UPDATE] al final del subformulario para poder agregar sus cambios.

Eliminar Subformularios

Para eliminar un subformulario, dé un clic en el ícono con el bote de basura en el subformulario desplegado. Aparecerá una modal pidiéndole que confirme su decisión.

Otros Documentos

Para cargar archivos PDF, TXT, DOC, DOCX, XLS, XLSX, o CSV, vaya al formulario Otros Documentos [Other Documents]. El tamaño máximo de una carga es 10MB. usted puede cargar hasta 100 documentos en el registro de un caso. (Nota: Este límite aplica sólo cuando esté usando el servicio alojado Primero X^[e]).

Alertas

La alertas le ayudan a hacer seguimiento sobre las actualizaciones a la situación de un Caso. La alertas están representadas por pequeños puntos dorados o banners de mensaje.

Alertas a nivel de Caso:

• En el Menú de Navegación, una alerta contigua al vínculo Casos lleva un registro del total de casos con alertas.
• En el Listado de Registro de Casos, un pequeño punto dorado aparecerá a la par de cada Caso que tenga una o más alertas.

Alertas a nivel de formulario:

• Cuando usted da un clic en un caso, una alerta en el Menú de Navegación de Formularios indica el formulario con información actualizada.
• Al dar clic en el formulario, verá un banner de mensaje de alerta que le informa la razón de la alerta.

Las alertas aparecen en cualquiera de las siguientes situaciones:

• Cuando usted solicita aprobación para Evaluación, Plan de Caso, y/o Cierre. Las alertas aparecerán en el formulario o formularios correspondientes pendientes de aprobación. Una vez que el formulario es aprobado o rechazado por su supervisor(a), la alerta desaparece.
• Cuando un(a) supervisor(a) agrega una Nota a su caso. Una vez usted vea la nota, edite y guarde su Caso, la alerta desaparece.
• Cuando otra(o) usuaria(o) edita directamente un Subformulario de Servicios sobre su caso. Una vez que edite y guarde su Caso, la alerta desaparece.

Señalización [Flagging]

El botón FLAGS^[f] permite a un(a) trabajador(a) de casos o gerente dejar un mensaje o "Señal" sobre un registro. Usualmente, este es un recordatorio para otra(o)s usuaria(o)s de que deben llevar a cabo una acción (ejemplo, recordarle a un(a) trabajador(a) de casos que lleve a cabo una evaluación, o recordarle a un(a) gerente que apruebe un Plan de Caso).

Cuando usted da un clic en el botón FLAGS, aparece una modal con dos etiquetas: FLAGS, y AGREGAR NUEVA FLAG [ADD NEW FLAG]. La pestaña FLAGS se abrirá por defecto. Aquí usted verá todas las flags que ya se han agregado a este registro. Para agregar una nueva flag, dé un clic en AGREGAR NUEVA FLAG. Aquí puede ingresar la razón de su flag, así como la fecha para esta.

Una vez da clic en GUARDAR [SAVE], regresará a la pestaña FLAGS. Aquí verá la flag que acaba de guardar.

Los registros que tienen flags activas aparecerán en el listado de registros con el ícono de una bandera/flag mostrando el número de flags en ese registro.

Cuando usted está viendo un registro, si tiene flags activas, el botón FLAGS mostrará un círculo rojo con el número de flags activas.

Cuando una flag ya no es relevante (ej. su gerente leyó la flag y aprobó su Plan de Caso como usted solicitó), usted puede “resolver” la flag. Para hacerlo, dé un clic en el botón RESOLVER [RESOLVE] contiguo a la flag. Aparecerá una modal en la que puede ingresar su razón para resolver la flag. NOTA: Sólo la/el usuaria(o) que creó una flag puede resolverla.

Una vez la flag es resuelta:

• Aparecerá debajo del encabezado Flags Resueltas, en la pestaña FLAGS, de la modal FLAGS.
• Ya no será incluida dentro del conteo de flags activas que aparece en el listado de registros ni en el botón FLAGS (vea a continuación).

Bitácora de Cambios [Change Log]

Algunos roles de trabajador(a) de casos y gerente pueden ver una página debajo de Información del Registro llamada Bitácora de Cambios. Esta página lleva un registro de todos los cambios hechos a ese Caso, así como el nombre de la/el usuaria(o) que hizo dichos cambios. Los cambios pueden incluir la simple edición de un campo, subformularios actualizados, y otras acciones tales como aprobaciones o transferencias.

Para información más detallada sobre la actualización de un subformulario, dé un clic en el vínculo Ver Detalles [See Details] en la Bitácora de Cambios [Change Log] para abrir una ventana modal.

También podrá usar filtros para un cambio específico seleccionando un formulario o un campo. Para hacerlo, ingrese a un formulario o campo específico en el filtro a la derecha.

Menú de Acciones

A la derecha del botón EDITAR [EDIT] en la página Ver Caso [View Case], verá un pequeño botón con tres puntos. Este es el Menú de Acciones [Actions Menu].

El listado completo de acciones (las que vea dependerá de sus permisos):

• Referir [Refer]
• Asignar [Assign]
• Transferir [Transfer]
• Crear Incidente [Crear Incidente]
• Cerrar / Reabrir [Close / Reopen]

• Nota: Esta acción aparecerá como Cerrar [Close] si el caso está abierto, y como Reabrir [Reopen] si el caso está cerrado.

• Deshabilitar / Habilitar [Disable / Enable]

• Nota: Esta acción aparecerá como Deshabilitar [Disable] si el Caso está habilitado, y como Habilitar [Enable] si el caso está deshabilitado.

• Agregar Notas [Add Notes]
• Solicitar Aprobación [Request Approval]
• Aprobaciones [Approvals]
• Exportar [Export]

NOTA: Al usar estas acciones, debe seguir sus Procedimientos Operativos Estándar [Standard Operating Procedures] (SoPs). Primero no remplaza las comunicaciones diarias (ej. correos electrónicos, textos, WhatsApp) entre personas y organizaciones que llevan a cabo el trabajo de Protección de la Infancia.

Asignaciones, Transferencias, y Referencia de Casos

Existen tres acciones muy importantes que le permiten dar a otra(o) usuaria(o) acceso a su caso: Asignar, Transferir, y Referir.

Asignaciones

La(o)s Gerentes de Casos están habilitada(o)s para asignar un caso a un(a) usuario(a) diferente. Si usted selecciona la opción Asignar [Assign], aparecerá una modal que le permite seleccionar entre la(o)s usuaria(o)s existentes. Asignar el caso cambiará a la/el dueña(o) del registro por la/el usuaria(o) seleccionada(o). La/el nueva(o) dueña(o) tendrá acceso completo al registro, y el/la trabajador(a) del caso perderá su acceso.

Transferencias

La(o)s gerentes también pueden transferir un registro a un(a) usuario(a) diferente. Sin embargo, a diferencia de las asignaciones, las transferencias dan a el/la receptor(a) la oportunidad de aceptar o rechazar el registro. Si el/la receptor(a) lo rechaza, el registro permanecerá con su dueña(o) original. Si el/la receptor(a) lo acepta, ahora tendrá total posesión del registro, y la/el dueña(o) original ya no tendrá acceso.

Cuando usted selecciona la acción Transferir desde el Botón de Acción, aparecerá una modal para que pueda agregar la información correcta para la transferencia. Se necesita el consentimiento de la persona (o la anulación del consentimiento). La persona que da su consentimiento acuerda compartir información sobre el caso con otras prestadoras de servicio. También se le podrá preguntar a usted si está transfiriendo a un sistema remoto (ej. alguien que no usa Primero). Como actualmente esta función no está habilitada para la mayoría de configuraciones, usted puede ignorar este campo sin afectar la acción de Transferir.

Para seleccionar a la/el usuaria(o) a quien usted está transfiriendo, seleccione en primer lugar a la agencia y localidad asociadas con la/el usuaria(o).

Una vez que ha seleccionado una agencia y localidad para su transferencia, el campo Receptor(a) [Recipient] sólo mostrará a la(o)s usuaria(o)s que forman parte de esa agencia y que están ubicados en esa localidad.

Si la/el usuaria(o) deseada(o) no está en el desplegado, significa que no tiene privilegios para recibir transferencias, o bien, que no cumple con los criterios seleccionados en los campo Agencia o Localidad [Agency, Location].

Aceptar o Rechazar Transferencias

Usted está habilitada(o) para recibir la transferencia de un caso. Usted puede ver si se ha transferido algún caso en su tablero, debajo de Compartidos Conmigo - Transferencias Esperando Aceptación [Shared With Me - Transfers Awaiting Acceptance].

Cuando usted ingrese al caso que se le ha transferido, abra el grupo de formularios Información del Registro y dé un clic en el formulario Transferencias /Asignaciones [Transfers / Assignments]. Verá que el estatus está EN PROGRESO [IN PROGRESS]. Al dar un clic sobre el menú en el extremo derecho se muestran los botones para aceptar o rechazar la transferencia.

Si usted da un clic en Aceptar [Accept] el caso, el estatus cambiará a Aceptad^[g]o [Accepted], y usted se convertirá en dueña(o) del registro, en lugar de Otra(o) Usuaria(o) Asignada(o) [Other Assigned User]. La información del registro está actualizada con este cambio (vea las imágenes a continuación).

Antes de aceptar la transferencia:

Después de aceptar la transferencia:

Si usted da un clic en Rechazar [Reject], se abre una modal con una casilla de texto para ingresar la Razón del Rechazo [Rejection Reason]. Cuando usted da clic en RECHAZAR , la razón del rechazo está en el subformulario de transferencia en el Caso y el estatus cambia a Rechazado [Rejected]. En este momento usted pierde acceso al registro.

Solicitud de transferencia de Caso

Si usted encuentra un registro que está en posesión de otra(o) usuaria(o) y necesita acceso completo a él, puede pedir a la/el dueña(o) del registro que le transfiera el registro. En Primero, esto se conoce como Solicitud de Transferencia [Request Transfer]. El que usted esté habilitada(o) para hacer una Solicitud de Transferencia dependerá de la configuración de su instancia. Para solicitar una transferencia, primero busque su caso en la vista de listado de casos. Al identificar el caso en los resultados de búsqueda, y dar clic en el caso, se abrirá la modal Ver Detalles [View Details].

En la esquina inferior izquierda de la modal Ver Detalles, verá un botón marcado SOLICITAR TRANSFERENCIA [Request Transfer]. Dé un clic en él, y aparecerá una modal.

Aquí usted verá información sobre la/el dueña(o) del registro y una casilla de texto en donde usted puede ingresar una nota a la/el dueña(o) de dicho registro. Dé un clic en ENVIAR SOLICITUD [Send Request] para enviarla.

Una vez que ha enviado la solicitud de transferencia, la/el dueña(o) del registro del Caso -si la cuenta de usuaria(o) está configurada con una dirección de correo electrónico y habilitada para recibir notificaciones de correo electrónico- recibirá una notificación diciéndole sobre su solicitud para la transferencia de un registro. Si no hay dirección de correo electrónico, también pueden aceptar o rechazar la transferencia en el sistema.

Si la/el dueña(o) del registro del Caso da un clic en el vínculo del correo electrónico, llegará al registro del caso en Primero. Ahí verán una alerta en el Menú de Navegación de Formularios en el formulario Transferencias /Asignaciones [Transfers / Assignments]. Aquí, ella/el pueden ampliar el subformulario de solicitud para ver detalles de su solicitud, incluyendo cualquier nota que usted haya incluido.

A este punto, la/el dueña(o) del registro puede escoger si transfiere o no el registro a la/el usuaria(o) que solicitó la transferencia.

Referencias

Referir un registro es una forma de dar a un(a) usuario(a) acceso limitado a un registro sin transferirlo completamente. Aunque referir un registro permite a el/la receptor(a) acceder a su registro, la/el usuaria(o) que refiere mantendrá la posesión total del registro y podrá eliminar el acceso de el/la receptor(a) en cualquier momento. Para iniciar una referencia, dé un clic en el botón REFERIR [REFER] en la sección Referencia desde el Formulario de Servicios [Referring From Services Form] a continuación.

Aparecerá el siguiente formulario que le permitirá seleccionar opciones para su referencia.

Al igual que con las transferencias, es necesario contar con el consentimiento de la persona. El consentimiento para la referencia se encuentra en el formulario de Consentimiento, en donde se ha dado consentimiento para que la niña o el niño participe en el proceso de gestión del caso y la persona que da el consentimiento acuerda el compartir la información del caso con otras prestadoras de servicios.

Los siguientes campos son importantes al seleccionar a un(a) usuario(a):

• Servicio [Service] que usted está solicitando a la/el otra(o) usuaria(o) que preste.
• Agencia [Agency] que usted quisiera que prestara el servicio.
• Localidad [Location] en dónde quiere que se preste el servicio.

Ahora, seleccione a el/la Receptor(a) [Recipient] - que debe ser una(o) usuaria(o) dentro de su implementación de Primero. Aparecerá un listado de toda(o)s la(o)s usuaria(o)s que prestan el servicio seleccionado, de la agencia seleccionada, y en la localidad seleccionada. Si la/el usuaria(o) deseada(o) no está en el desplegado, significa que dicha(o) usuaria(o) no tiene privilegios para ser referida(o) o no cumple con uno de los tres criterios mencionados anteriormente.

Para más información sobre cómo especificar la Agencia a la que la/el usuaria(o) pertenece, la localidad en la que se encuentra, y los Servicios que ofrece, por favor vea la Guía de Administración y Configuración de Primero [Primero Administration and Configuration Guide].

Referencia a un Sistema Remoto

La opción Sistema Remoto [Remote System] le permite registrar una referencia a una persona u organización que no está usando Primero. Esta acción genera una exportación en PDF de alguna información limitada sobre el Caso que usted puede darle a el/la receptor(a) de la referencia. Para iniciar este proceso, seleccione la casilla de marcar para ¿Está transfiriendo a un sistema remoto? Are you transferring to a remote system?

El campo Tipo de Referencia [Type of Referral] indica el nivel de acceso a información que su archivo de exportación incluye. Las opciones en este listado generalmente serán roles en el sistema que tienen permisos para ver formularios específicos sobre el Caso, dependiendo de la experiencia de dichos roles. Por ejemplo, una opción puede ser Prestadora de Servicios Médicos [Medical Service Provider]. Seleccionar esta opción producirá un archivo de exportación PDF no encriptado que sólo contiene la información que una Prestadora de Servicios Médicos pudiera ver en Primero. En el ejemplo anterior, hemos escogido un tipo genérico de Referencia [Referral].

Revocar una Referencia

La/el Trabajador(a) que maneja el Caso puede eliminar el acceso de el/la receptor(a) al Caso, usualmente, cuando ya ha concluido el trabajo de referencia requerido. Para revocar un Caso que haya referido a otra(o) usuaria(o), simplemente ingrese al Caso y vaya al formulario Referencias [Referrals] en el grupo de formularios de Información del Registro [Record Information]. Expanda el subformulario de la referencia, ubique a el/la receptor(a) que usted desea eliminar y dé un clic en REVOCAR [REVOKE] en el menú de acciones para referencias.

Una vez que usted ha revocado una referencia, el/la receptor(a) de esa referencia ya no tendrá acceso al Caso. El estatus de la referencia cambia entonces de EN PROGRESO [IN PROGRESS] a HECHO [Done] para indicar que la referencia ha sido cerrada y que el/la receptor(a) ya no tiene acceso al Caso.

Renunciar a una Referencia

Si usted ha recibido un Caso referido, usted puede renunciar a la referencia y al acceso al Caso en cualquier momento marcando la referencia como Hecho [Done]. Vaya al registro del caso, dé un clic en el formulario Referencias [Referrals] en el grupo de formularios Información del Registro [Record Information]. Dé un click en la acción HECHO [Done] en el menú de Acciones de la respectiva referencia. En una modal, Primero le pedirá que confirme su decisión. Una vez que usted haya marcado la referencia como HECHO, el caso referido será eliminado de su Listado de Casos y usted ya no tendrá acceso a este.

Crear Incidente

La acción Crear Incidente [Crear Incidente] en la página de Vista del Caso ^[h]le permite vincular un incidente al Caso. Cuando usted termina de ingresar datos para el nuevo incidente vinculado, seleccione GUARDAR Y REGRESAR [Save and Return] para regresar a la página de Vista del Caso. El vínculo del ID del Caso Asociado [Associated Case] también le permite ver, y navegar en, el registro del caso.

Una vez que usted ha guardado el Incidente, hay dos formas para ver/editar el Incidente.

1. Desde la página de Vista del Caso: Usted puede acceder a cualquier Incidente vinculado a un Caso navegando en el formulario INCIDENTES [INCIDENTES] en el grupo de formularios de Información del Registro. Los Incidentes vinculados aparecerán como subformularios desplegados, desde donde usted puede seleccionar ya sea VER [VIEW] o EDITAR [EDIT] el Incidente.

2. Desde el Listado de Incidentes: El Incidente también aparecerá en el listado de registro de Incidentes. Desde esta página, usted también puede seleccionar VER [VIEW] o EDITAR [EDIT] el incidente.

La única forma de vincular un Incidente a un Caso es primero crear el Caso, y luego seleccionar la acción Crear Incidente [Create Incident]. Si usted trata de crear el incidente antes de crear el caso (dando un clic en +NUEVO [+NEW] desde el Listado de Incidentes), no habrá forma de vincular retroactivamente ese Incidente a un Caso existente.

Un método alternativo para crear un Incidente vinculado es navegar hacia el formulario Incidentes dentro del grupo de formularios de Información del Registro [Record Information]. Luego, dar un clic en el botón +NUEVO [+NEW] en la esquina superior derecha del formulario Incidentes para crear un nuevo Incidente vinculado. El resto el flujo de trabajo del Incidente es el mismo al descrito anteriormente.

NOTA: Cuando un Caso con incidentes vinculados es referido, transferido, o asignado a otra(o) usuaria(o), todos los registros vinculados a esos incidentes se trasladan junto con el registro del Caso.

Cerrar /Reabrir

La acción Cerrar / Reabrir le permite cambiar el campo Estatus del Caso [Case Status] de ese Caso. Sólo cierta(o)s usuaria(o)s están habilitados para llevar a cabo está acción.

Cuando un Caso está abierto, esta acción aparece como Cerrar [Close] en el menú de Acciones. Dar clic en esta opción cambiará el campo de Estatus del Caso a Cerrado [Closed], y el Estatus del Flujo de Trabajo a Cerrado [Closed]. NOTA: Una vez que un caso es cerrado ya no aparecerá en la página de Listado de Casos. Para información sobre como encontrar Casos cerrados, por favor vea la sección Uso de Filtros.

Cuando un Caso se cierra, la acción aparece como Reabrir [Reopen] en el menú de Acciones. Al dar clic en esta acción, el campo Estatus del Caso [Case Status] cambiará a Abierto [Open] y establece el campo ¿Caso Reabierto? [¿Case Reopened?] en el formulario de Detalles de la Persona [Individual’s Details]. También establecerá el Estatus del Flujo de Trabajo del Caso [Case's Workflow Status] a Reabierto [Reopened].

Aprobaciones

Solicitar Aprobación de un Formulario

La(o)s Trabajadora(e)s de Casos pueden solicitar la aprobación de un(a) gerente en los siguientes formularios de Casos:

• Evaluación
• Plan de Caso
• Cierre

Para solicitar la aprobación de uno de estos formularios, dé un clic en la acción Solicitar Aprobación [Request Approval] en el menú de Acciones.

Aparecerá la siguiente modal. Seleccione el formulario del cual desea solicitar aprobación, luego dé un clic en OK. En este ejemplo, la/el usuaria(o) ha seleccionado aprobar el formulario del Plan de Caso.

Una vez que usted ha solicitado la aprobación, verá que aparece una alerta en el vínculo hacia el formulario correspondiente en el Menú de Navegación de su Formulario de Casos (en nuestro ejemplo, este sería el formulario Plan de Caso). Dé un clic en este formulario. Notará que hay una alerta en la parte superior del formulario. También, nótese que el campo Estatus de Aprobación [Approval Status] se muestra Pendiente [Pending]. Esto significa que usted aún está a esperas de que su gerente apruebe o rechace el formulario.

Ahora, dé un clic en la sección Información del Registro [Record Information] en el Menú de Navegación del Formulario. Dé un clic en APROBACIONES [APPROVALS]. Aquí verá un listado de solicitudes de aprobación, y aprobaciones, hechas sobre su caso. La solicitud de aprobación que usted acaba de presentar deberá aparecer aquí.

Ahora, vaya a su tablero de control. En la sección Aprobaciones [Approvals] su caso ahora aparecerá como Pendiente [Pending] en la columna del formulario en el que usted solicitó aprobación (que en nuestro caso es el Plan de Caso [Case Plan]).

Aprobar o Rechazar un Formulario

La(o)s gerentes también estarán habilitada(o)s para aprobar o rechazar ciertos formularios de Caso. Nuevamente, ellos son:

• Evaluación
• Plan de Caso
• Cierre

Un(a) gerente puede revisar las aprobaciones pendientes en la sección Aprobaciones [Approvals] de su tablero.

Estos números representan el número de Casos con aprobaciones pendientes para cada formulario sometido a aprobación.

Usando nuestro ejemplo anterior, si un(a) gerente da un clic en el número de Plan de Caso [Case Plan] llegará al listado de Casos con solicitudes pendientes de aprobación de Plan de Caso. Al dar un clic en uno de estos Casos, verá una alerta en el formulario del Plan de Caso en el Menú de Navegación del Caso. La/el gerente puede entonces dar un clic en el formulario de Plan de Caso, lee el Plan de Caso grabado por el/la trabajador(a) social, y decide si lo aprueba o lo rechaza.

Para aprobar o rechazar un Plan de Caso, la/el gerente da un clic en la acción Aprobaciones [Approvals] en el Menú de Acciones.

En la modal que aparece, la/el gerente puede seleccionar Aprobar [Approve] el Plan de Caso, o No Aprobar [Not Approve] para rechazarlo. Nótese que la/el gerente también puede usar el desplegable El formato para [The form for] para seleccionar un formulario diferente para aprobarlo. La/el gerente también puede dejar un comentarios sobre su decisión, el cual aparecerá tanto en formulario aprobado / rechazado, como en el formulario de Aprobaciones.

Una vez que la/el gerente ha aprobado o rechazado el Plan de Caso, el Estatus de Aprobación [Approval Status] se actualizará a Aprobado [Approved] o Rechazado [Rejected]. La alerta también desaparecerá del formulario Plan de Caso [Case Plan]. Tanto para el/la trabajador(a) del caso, como para la/el gerente, la sección Aprobaciones [Approvals] del tablero mostrará un Plan de Caso menos pendiente de aprobar. En la sección Aprobaciones [Approvals] del tablero de el/ trabajador(a) del caso, el número de Plan de Casos Aprobados o Rechazados habrá aumentado en 1, dependiendo de cómo respondió la/el gerente.

Agregar Notas

La(o) trabajadora(e)s de casos pueden agregar notas al registro de un caso. La(o)s gerentes que supervisan a un equipo de trabajadora(e)s de casos pueden también agregar notas a un Caso en particular para poder dar orientación a el/la trabajador(a) del caso sobre el manejo del caso.

NOTA: Esta acción es particularmente útil para gerentes que no están habilitada(o)s para editar Casos. Si la(o)s gerentes no están habilitada(o)s para editar Casos, siempre pueden agregar una nota editando el caso, yendo al formulario de Notas [Notes] y agregando una entrada de subformulario.

Para agregar una nota, en el menú de Acciones dé un clic en la acción Agregar Notas [Add Notes].

Aparecerá una modal. Aquí, usted puede escribir el asunto de su nota, así como su texto completo. Dé un clic en GUARDAR [SAVE] para agregar la nota al caso.

Cuando el/la trabajador(a) del caso inicie sesión y vea este Caso, aparecerá una alerta en el vínculo hacia el formulario Notas [Notes] en el Menú de Navegación de Formularios.

Si el/la trabajador(a) del caso da un clic en el formulario, podrá ver la nota de la/el gerente, incluyendo el asunto, texto completo, nombre de usuaria(o) de la/el gerente, y la fecha en que la nota fue agregada.

Exportar Información sobre Registros

Primero permite a sus usuaria(o)s exportar información sobre registros en varios formatos. La(o)s usuaria(o)s pueden exportar información desde las páginas Ver Registros o Listado de Registros [View Record, Record List]. Para poder imprimir información usted debe usar la opción de exportar, con lo cual se descargará en su dispositivo.

Formato	Descripción	Campos Incluidos
Excel	Exporta a un file .xls estándar. Cada formulario obtiene su propia pestaña en el file.	Todos los campos a los que el rol de la/el usuaria(o) tiene acceso.
PDF	Archivo PDF que muestra los datos como aparecen en Primero. No disponible desde la visa de listados. No apoya el encriptado.	Campos en todos los formularios especificados por la/el usuraria(o), a los que el rol de usuaria(o) tiene acceso.
Personalizado (Sólo para gerentes)	Archivo Excel que contiene todos los campos especificados por la/el usuaria(o).	Todos los campos especificados por la/el usuaria(o), a los que el rol de usuaria(o) tiene acceso.

Para exportar uno o más registros, en el menú Acciones, dé un clic en Exportar [Export]. Aparecerá una modal. Usted verá un desplegado etiquetado Tipo de exportación [Type of export]. Dé un clic en este desplegado y seleccione un formato de exportación.

Dependiendo del formato que escoja, puede entonces seleccionar los formularios y campos a exportar, especificar un nombre de archivo, y escoger una contraseña para encriptar su file a exportar.

Exportaciones Personalizadas

Si usted es gerente, podrá generar una exportación personalizada. Seleccione Personalizar [Custom] como tipo de exportación, verá que aparecen los siguientes campos en la modal de Exportación [Export].

Existen dos formatos para la exportación Personalizada son:

• Formulario [Form] - La/el usuaria(o) selecciona un listado de formularios, o un listado de campos para incluir en la exportación. Primero exporta un archivo Excel con una pestaña para cada formulario incluido en la exportación.
• Campo [Field] - La/el usuaria(o) selecciona un listado de campos a incluir en la exportación. Primero exporta un archivo Excel con una pestaña, la cual incluye todos los campos exportados.

Si usted selecciona Formulario [Form] como su formato, aparecerá una casilla para marcar con la etiqueta ¿Quiere seleccionar campos individuales para un formulario? [Would you like to choose individual fields for a form?].

• Si usted deja esto sin marcar, usted seleccionará el listado de formularios que le gustaría incluir en el file de exportación. Todos los campos en estos formularios estarán incluidos.
• Si usted marca esta casilla, seleccionará el listado de campos individuales a incluir en el file de exportación. En el archivo Excel que Primero exporte, los campos que usted seleccione estarán organizados por formulario, para que cada formulario obtenga su propia pestaña.

Descargar Exportaciones

Para crear el archivo a exportar, dé un clic en Exportar [Export]. Aparecerá una notificación con un vínculo hacia la página de Exportaciones. Dé un clic en él.

Usted ha llegado a la página de Exportaciones. Siempre puede acceder a la página de Exportaciones dando un clic en el vínculo Exportaciones [Exports] en el Menú de Navegación. Aquí usted verá un listado de todas las exportaciones que usted ha creado. Cuando Primero aún está cargando una exportación, verá que junta a ella está girando un “círculo de carga”. Si una exportación ya está lista para ser descargada, verá a la par de ella un ícono para “descargar”. Dé un clic sobre una exportación en el listado para descargar el archivo.

NOTA: Las exportaciones en PDF no aparecen en la página de Exportaciones. En lugar de esto, se descargan automáticamente cuando usted somete su exportación.

Servicios

La(o)s trabajadora(e)s de casos planifican, documentan, y refieren servicios usando el formulario Servicios [Services].

Formulario de Servicios

Para agregar un servicio a un Caso, vaya al formulario de Servicios [Services] y dé un clic en el botón Agregar [Add]. Aparecerá una modal.

Los primeros dos campos en el subformulario indican el tipo de servicio que usted está prestando, y a qué parte del flujo de trabajo de la gestión del caso pertenece.

• Tipo de Respuesta [Type of Response] - Este campo es una categoría general del servicio y la única opción para este campo será Prestación de Servicio [Service Provision]. Cuando usted agrega un servicio a un Caso, el Estatus del Flujo de Trabajo está configurado para que sea el Tipo de Respuesta [Response Type] del servicio que se haya agregado más recientemente. Por ejemplo, si un(a) usuario(a) agrega un servicio con el Tipo de Respuesta, Prestación de Servicio, el Estatus del Flujo de Trabajo se configurará a Prestación de Servicio.
• Tipo de Servicio - Es el tipo específico de servicio prestado (ej. Examen Médico o Apoyo Psicosocial [Medical Examination] o [Psychosocial Counseling]). Cuando usted ingresa un valor en este campo, Primero lo usa para buscar Agencias y Usuaria(o)s capaces de prestar el tipo de servicio seleccionado. 

Establecer Fecha de Vencimiento - Cada servicio tiene una fecha de vencimiento, la cual apareceré en la Tarea de su servicio en la página de listado de Tareas [Tasks]. Los siguientes dos campos configurarán la fecha de vencimiento del servicio:

• Plazo de Implementación [Implementation Timeframe] - Cuando usted selecciona una opción en este desplegado, Primero fija una fecha basada en el plazo seleccionado y la fecha actual. Por ejemplo, si selecciona un plazo de tres días el 8 de octubre, su fecha de vencimiento del servicio será el 11 de octubre. 
• Fecha de Cita [Appointment Date] - En algunas configuraciones, seleccionar la Fecha de Cita configura la fecha de vencimiento del servicio.

Información de la Referencia (interna) - Si otra(o) usuaria(o) en Primero prestará este servicio, complete los siguientes campos para iniciar el proceso de referir su Caso a esa(e) usuaria(o).

• Agencia Implementadora [Implementing Agency] - Agencia que prestará el servicio. El desplegado sólo muestra Agencias que puedan prestar el tipo de servicio que usted ingresó en el campo Tipo de Servicio [Type of Service] (vea a continuación).
• Localidad de prestación del servicio [Service delivery location] - Localidad en la que desea que ocurra el servicio. Para buscar una localidad en el desplegado, inicie escribiendo el nombre de la localidad; Primero actualizará las opciones para mostrar todas las localidades que concuerden con el nombre que usted ingresó. Aquí, al seleccionar la localidad, se reducirán la(o)s usuaria(o)s que aparecen en el campo Nombre de Prestadora de Servicios [Service Provider Name] (vea a continuación).
• Nombre de Prestadora de Servicios [Service Provider Name] - Usuaria(o) de Primero que prestará el servicio. Las opciones en este desplegado son usuaria(o)s que pueden prestar el Tipo de Servicio [Type of Service] seleccionado, y están en la Localidad de prestación del servicio [Service delivery location]. Cuando usted refiere el caso a un(a) usuario(a) para este servicio, este(a) usuario(a) tendrá acceso temporal al Caso. 

Información de la Referencia (externa) - Si una persona u organización que no usa Primero estará prestando el servicio, complete los siguientes campos.

• ¿Es esta una referencia a un sistema /usuaria(o) externa(o)? [Is this a referral to an external system / user? - Marque esta casilla para indicar que este servicio será prestado por una persona u organización que no usa Primero. Marcar esta casilla le permite hacer una Referencia Externa [External Referral] para este servicio.
• Prestadora de Servicio [Service Provider] - Nombre de la persona que prestará el servicio.
• Prestadora de Servicio [Service Provider] - Agencia u organización que prestará el servicio.
• Localidad del Servicio - Lugar en donde se prestará el servicio. 

Marcar un servicio como implementado - Los dos campos a continuación indican si y cuándo se implementó el servicio.

• Servicio implementado - Este campo está deshabilitado y la/el usuaria(o) no puede editarlo. Cualquier servicio grabado en un Caso obtiene el valor predeterminado de No Implementado [Not Implemented] en este campo. para cambiar el valor de este campo a Implementado [Implemented], complete el campo Servicio implementado en [Service Implemented On] (vea a continuación). Una vez que todos los servicios en un caso estén marcados como Implementado, el Estatus del Flujo de Trabajo del caso se actualizará a Servicio Implementado [Service Implemented]. Esto significa que sólo puede ser completado después de que el servicio se haya implementado.
• Servicio Implementado en [Service Implemented On] - Cuando la/el usuaria(o) ingresa una fecha y hora en este campo y luego guarda su Caso, el campo Servicio Implementado (ver a continuación) se establece como Implementado.

Referir desde el Formulario de Servicios

Una vez que ha guardado el caso con este nuevo servicio, vaya al formulario Servicios [Services] y al servicio que acaba de agregar. Aparecerá el botón Referir [Refer] en su servicio si:

• Usted ha completado los campos Tipo de Respuesta, Tipo de Servicio, y Nombre de Prestadora de Servicios [Type of Response, Type of Service and Service Provider Name] de su servicio.
• O, usted ha seleccionado la casilla para marcar ¿Es esta una referencia a un sistema /usuaria(o) externa(o)?

Nótese que si usted ya ha referido el servicio, el botón Referir [Refer] le permitirá referir el servicio por segunda vez, y ahora dice Referir Nuevamente [Refer Again].

Dé un clic en el botón Referir [Refer], y aparecerá una modal. Nótese que la información que usted ya ingresó sobre Tipo de Servicio, Agencia Implementadora, Localidad de prestación del servicio, y Nombre de Prestadora de Servicio [Type of Service, Implementing Agency, Service delivery location, y Service Provider Name] ya aparece reflejada. Recuerde cerciorarse de que su caso haya dado su consentimiento para la referencia.

Si usted selección la casilla para marcar ¿Es esta una referencia a un sistema /usuaria(o) externa(o) [Is this a referral to an external system / user?], los valores que ingresó para Prestadora de Servicio, y Localidad del Servicio [Service Provider, y Service Location] aparecerán en la modal de la Referencia [Referral].

Correos Electrónicos de Notificación

La(o)s usuaria(o)s pueden recibir notificaciones de correo electrónico que ya sea, les dan la bienvenida a la aplicación, o bien, les alertan de cambios en sus casos. La(o)s siguientes usuaria(o)s recibirán correos bajo las siguientes circunstancias:

• Gerentes cuya(o)s trabajadora(e)s de casos han solicitado aprobación para planes de casos, cierres, etc.
• Trabajadora(e)s de casos cuya(o)s gerentes han respondido a las solicitudes aprobación de planes de caso, cierres, etc.
• Usuaria(o)s que han recibido la transferencia un caso.
• Usuaria(o)s que han recibido la asignación de un caso.
• Usuaria(o)s que han recibido la referencia de un caso.

Los correos de bienvenida serán como el mensaje siguiente. Si la/el nueva(o) usuaria(o) da un clic al vínculo hacia Primero en el mensaje, llegarán a la pantalla de inicio de sesión. Nuevamente, la(o)s usuaria(o)s sólo recibirán correos de bienvenida si el sistema ha sido configurado para enviarlos, y la/el usuaria(o) en cuestión ha sido configurada(o) para recibirlos.

Para más información sobre cómo activar o desactivar los correos de bienvenida y notificación en la configuración del sistema, por favor vea la Guía de Administración y Configuración de Primero [Primero Administration and Configuration Guide].

Reportes

Los reportes permiten a la(o)s usuaria(o)s ver una vista agregada de datos generales, ayudándoles a conocer las tendencias y retos futuros en su trabajo. La(o)s administradora(e)s podrán navegar a la sección Reports [Reports] de la aplicación y ver los reportes existentes, pero no editar o crear nuevos, mientras que la(o)s gerentes estarán habilitada(o)s para ver, crear, o editar reportes.

Crear un Reporte

Pare crear un reporte, primero dé un clic en Reportes [Reports] en el Menú de Navegación. Usted verá que ya hay un número de reportes prestablecidos que puede ver en cualquier momento. Para comenzar el suyo, dé un clic en el botón NUEVO [NEW] en la esquina superior derecha de la pantalla. Complete todos los campos como se indica a continuación, y luego dé un clic en GUARDAR [SAVE] para generar y ver su reporte.

Nombre y Descripción [Name and Description]: Escriba un título para el reporte, para que pueda encontrarlo en después en el Listado de Reportes [Reports List later].

Módulo y Tipo de Registro [Module and Record Type]: Especifique el módulo y tipo de registros de los cuales desea extraer los registros para su reporte. A continuación, hemos seleccionado el Módulo de Protección de la Infancia, y el tipo de registro de Caso.

Filas y Columnas [Rows and Columns]: Agrupe sus datos por fila y columna seleccionado uno o varios campos del menú desplegado. Las opciones en el menú dependen del tipo de registro y módulo que usted seleccionó anteriormente. Por ejemplo, si usted seleccionó registro de Casos, sólo verá los campos que parecerían en un registro de Caso, y no en un registro de Incidente.

Es posible seleccionar más de un atributo por fila o columna para más subdivisiones de datos. Luego, el primer ítem que usted seleccione en cada campo será el segmento exterior de agrupación, y cada ítem sucesivo actuará como una subcategorización.

En el siguiente ejemplo, las filas se dividen por sexo y las columnas por estado civil.

Rangos de Edad y Fechas [Age and Date Ranges]: Seleccione las casillas para rangos de edad y fechas para agrupar estos grandes conjuntos de datos, en conjuntos de rangos más pequeños y manejables.

Las dos imágenes a continuación ejemplifican la utilidad de esta función. La primera imagen muestra parte de un extenso informe que muestra todas las edades. El segundo muestra el mismo reporte con rangos de edad habilitados.

Generar una Gráfica: Seleccione esta casilla de marcar para generar una gráfica de barras de sus datos además de un reporte tabular.

Filtros [Filters]: Ponga filtros en los registros que está utilizando para eliminar datos irrelevantes. Los dos filtros predeterminados están configurados para garantizar que los reportes incluyan sólo registros Abiertos y Validados [Open y Valid]. Usted puede crear un filtro en cualquier campo, así como especificar qué valores son aceptables para los registros incluidos en el reporte.

Ver un Reporte

Si usted da un clic en GUARDAR [SAVE] en su reporte, y se guarda exitosamente, llegará a la página de vista de su reporte. Si usted no selecciona la casilla de marcar Generar una gráfica [Generate a graph], verá una tabla de datos que representa su reporte. Si usted especificó que su reporte debe generar una gráfica, verá la gráfica seguida de un reporte tabular.

Note que las columnas de su reporte contienen la columna “Total” que muestra la sumatoria de cada fila. Los números en cada una de las columnas pueden no coincidir con su columna “Total”, pues muchos campos quedarán sin definir por la(o)s trabajadora(e)s que están haciendo el registro. Por ejemplo, en el siguiente ejemplo, hubo 30 casos de mujeres, pero sólo para 5 se había completado el campo de estado civil.

Si usted desea ver sólo los casos que contienen datos relevantes, puede seleccionar EDITAR [EDIT] para regresar al caso. Luego, cree un NUEVO FILTRO DE REPORTE [NEW REPORT FILTER] y seleccione la casilla ¿No está en blanco? [Is not blank?]. Una vez que haya guardado de nuevo, el reporte generado con este criterio tiene una columna Total que se calculará sólo con base en los campos completados.

Bitácoras de Auditoría

Alguna(o)s usuaria(o)s administrativa(o)s pueden tener acceso a las BITÁCORAS DE AUDITORÍA [AUDIT LOGS]. Para acceder a esta función, dé un clic en el vínculo CONFIGURACIÓN [CONFIGURACIÓN] en el Menú de Navegación. Una vez esté en CONFIGURACIÓN, dé un clic en Bitácoras de Auditoría [Audit Logs] en el Menú de Navegación.

La página de Bitácoras de Auditoría le muestra un listado de todas las acciones que la(o)s usuarios han hecho en el sistema. Cada fila representa una acción diferente, incluyendo el nombre de la/el usuaria(o), el tipo de acción, el tipo (y a veces el ID) del registro sobre el cual la acción se llevó a cabo, y la fecha y hora de esta. Usando el menú de filtros a la derecha del listado, usted puede limitar qué entradas de la bitácora de auditoria se muestren. Usted puede filtrar por fecha y hora, o por nombre de usuaria(o). Para aplicar un conjunto de filtros, dé un clic en APLICAR [APPLY], y para limpiar todos los filtros de un clic en LIMPIAR [CLEAR].

NOTA: Las Bitácoras de Auditoría no contienen información de identificación de los registros. Por ejemplo, una entrada en la bitácora de auditoría puede decirle que el usuario "john-case-worker" editó un caso con el ID "abcd123" a las 10:15 el 1 de octubre, 2020. No obstante, no le dirá que información específica se agregó al caso.

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